Chi tiết bài viết

Phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng là vấn đề gần như không thể tránh khỏi đối với các dự án có thời gian thực hiện dài, quy mô lớn hoặc chịu tác động của nhiều yếu tố khách quan. Từ thay đổi thiết kế, phát sinh khối lượng, điều kiện hiện trường khác với hồ sơ khảo sát, chậm bàn giao mặt bằng, thay đổi yêu cầu kỹ thuật, biến động giá, kéo dài tiến độ cho đến các trường hợp bất khả kháng hoặc hoàn cảnh thay đổi cơ bản, mỗi tình huống đều có thể kéo theo những hệ quả về chi phí, tiến độ, chất lượng, trách nhiệm hợp đồng và thanh toán.

Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý các vấn đề này cần được đặt trong hệ thống pháp luật mới, với Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 là nền tảng, cùng với Nghị định 210/2026/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xây dựng về hợp đồng xây dựng, Nghị định 206/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý chi phí đầu tư xây dựng và Thông tư 36/2026/TT-BXD hướng dẫn một số nội dung, phương pháp xác định và quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Đây là các văn bản mà chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, nhà thầu, tư vấn giám sát và tư vấn thiết kế cần đặc biệt lưu ý khi xử lý một phát sinh cụ thể.

Điểm quan trọng cần thống nhất ngay từ đầu là: có phát sinh trong thực tế không đồng nghĩa với việc đương nhiên được điều chỉnh hợp đồng, được thanh toán hoặc được quyết toán. Một công việc phát sinh chỉ có thể được xử lý an toàn khi xác định được đầy đủ nguyên nhân, phạm vi, trách nhiệm, căn cứ kỹ thuật, căn cứ pháp lý, loại hợp đồng, thẩm quyền quyết định và trình tự thực hiện.

1. Trước tiên phải xác định: "Phát sinh" đang được xử lý ở cấp độ nào ?

Trong thực tế quản lý dự án, từ "phát sinh" thường được sử dụng khá rộng, nhưng về bản chất có thể chia thành nhiều trường hợp khác nhau.

Có trường hợp chỉ là chênh lệch khối lượng thực tế so với khối lượng hợp đồng. Có trường hợp là công việc mới chưa có trong hợp đồng. Có trường hợp là thay đổi thiết kế dẫn đến thay đổi khối lượng và chi phí. Có trường hợp lại xuất phát từ thay đổi điều kiện thi công hoặc điều kiện hiện trường. Một số trường hợp khác liên quan đến thay đổi giá, thay đổi tiến độ hoặc sự kiện khách quan làm ảnh hưởng đến khả năng thực hiện hợp đồng.

Vì vậy, khi phát hiện một phát sinh, chủ đầu tư và Ban QLDA không nên bắt đầu bằng câu hỏi "phát sinh này có được thanh toán không?", mà nên bắt đầu bằng câu hỏi:

"Bản chất pháp lý của phát sinh này là gì?"

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất.

Ví dụ, một tuyến cáp ngầm theo thiết kế dài 1.000 m nhưng trong quá trình thi công phải kéo dài lên 1.100 m. Đây có thể là vấn đề về thay đổi khối lượng. Nhưng nếu trong quá trình đào tuyến phát hiện một hệ thống hạ tầng ngầm chưa được thể hiện trong hồ sơ khảo sát, buộc phải thay đổi hướng tuyến và phát sinh công tác di dời, bảo vệ hoặc hoàn trả, thì vấn đề không còn đơn thuần là tăng 100 m cáp mà đã có thể trở thành một thay đổi về điều kiện thực hiện hợp đồng và giải pháp kỹ thuật.

Cách phân loại đúng sẽ quyết định toàn bộ quy trình xử lý tiếp theo.

2. Bốn câu hỏi pháp lý phải trả lời trước khi xử lý bất kỳ phát sinh nào

Đối với mọi phát sinh, chủ đầu tư và Ban QLDA nên yêu cầu các bên liên quan trả lời bốn câu hỏi.

Một là, công việc phát sinh có nằm trong phạm vi hợp đồng đã ký hay không?

Hai là, nguyên nhân phát sinh do bên nào chịu trách nhiệm hoặc thuộc sự kiện khách quan nào?

Ba là, việc phát sinh có làm thay đổi thiết kế, dự toán, giá hợp đồng, thời gian thực hiện hoặc phạm vi dự án hay không?

Bốn là, theo hợp đồng và pháp luật hiện hành, ai có thẩm quyền quyết định hoặc chấp thuận việc xử lý phát sinh?

Nếu chưa trả lời được bốn câu hỏi này thì chưa nên vội nghiệm thu hoặc thanh toán.

Đặc biệt, đối với dự án sử dụng vốn nhà nước, việc nhà thầu đã thi công một công việc phát sinh trên thực tế không phải là căn cứ duy nhất để xác định nghĩa vụ thanh toán của chủ đầu tư. Cần kiểm tra đồng thời cơ sở hợp đồng, cơ sở pháp lý, cơ sở kỹ thuật và thẩm quyền phê duyệt.

3. Chủ đầu tư và Ban QLDA nên xử lý phát sinh ngay từ thời điểm phát hiện như thế nào ?

Ngay khi phát hiện một tình huống có khả năng làm phát sinh chi phí hoặc ảnh hưởng đến tiến độ, chủ đầu tư hoặc Ban QLDA cần yêu cầu nhà thầu và tư vấn giám sát lập hồ sơ ghi nhận sự kiện.

Hồ sơ ban đầu nên thể hiện rõ: thời điểm phát hiện; vị trí xảy ra; mô tả hiện trạng; nguyên nhân sơ bộ; công việc đang thực hiện; ảnh hưởng đến thiết kế và biện pháp thi công; ảnh hưởng đến tiến độ; ảnh hưởng dự kiến đến chi phí; đề xuất biện pháp xử lý tạm thời và kiến nghị cấp có thẩm quyền xem xét.

Đối với các công trình có tính chất phức tạp như trạm biến áp, đường dây, cáp ngầm hoặc công trình hạ tầng kỹ thuật, nên kèm theo ảnh hiện trường, tọa độ hoặc bản vẽ vị trí, nhật ký thi công, biên bản kiểm tra hiện trường và các tài liệu khảo sát có liên quan.

Điều quan trọng là phải ghi nhận sự kiện ngay khi xảy ra, không nên chờ đến cuối công trình mới tổng hợp toàn bộ phát sinh. Việc ghi nhận muộn thường làm mất đi khả năng chứng minh mối quan hệ giữa nguyên nhân và hậu quả, đặc biệt khi phát sinh liên quan đến yêu cầu gia hạn tiến độ hoặc bồi hoàn chi phí.

4. Vai trò của nhà thầu: Phải thông báo và chứng minh phát sinh

Nhà thầu là bên trực tiếp thi công nên thường là bên đầu tiên phát hiện sự khác biệt giữa hồ sơ và hiện trường. Vì vậy, khi phát hiện phát sinh, nhà thầu cần thực hiện ngay việc thông báo cho chủ đầu tư và tư vấn giám sát theo cơ chế thông báo được quy định trong hợp đồng.

Nội dung thông báo nên tập trung vào bốn vấn đề: sự kiện gì đã xảy ra; sự kiện ảnh hưởng đến công việc nào; dự kiến ảnh hưởng đến chi phí và tiến độ ra sao; nhà thầu đề xuất biện pháp xử lý nào.

Nhà thầu không nên chỉ gửi một văn bản chung chung với nội dung "đề nghị chủ đầu tư xem xét phát sinh". Một yêu cầu tốt cần có đủ dữ liệu để chủ đầu tư có thể kiểm tra và ra quyết định.

Nếu phát sinh liên quan đến khối lượng, nhà thầu cần lập bảng so sánh giữa khối lượng hợp đồng và khối lượng thực tế, xác định phần tăng, giảm và nguyên nhân.

Nếu phát sinh liên quan đến giá, nhà thầu phải chứng minh căn cứ điều chỉnh theo loại hợp đồng và điều khoản điều chỉnh giá.

Nếu phát sinh liên quan đến tiến độ, nhà thầu phải chứng minh sự kiện ảnh hưởng đến tiến độ thực tế, đặc biệt là ảnh hưởng đến các công việc nằm trên đường găng hoặc tiến độ hoàn thành công trình.

Nguyên tắc thực tế cần ghi nhớ là: nhà thầu đưa ra yêu cầu thì phải có hồ sơ chứng minh; chủ đầu tư xem xét yêu cầu thì phải có hồ sơ đánh giá; tư vấn giám sát và tư vấn thiết kế phải có ý kiến chuyên môn trong phạm vi trách nhiệm của mình.

5. Vai trò của tư vấn giám sát: Không chỉ xác nhận khối lượng

Trong nhiều dự án, tư vấn giám sát thường được yêu cầu xác nhận khối lượng phát sinh. Tuy nhiên, cần phân biệt giữa xác nhận hiện trạng thực tế và chấp thuận về mặt pháp lý, tài chính đối với phát sinh.

Tư vấn giám sát có thể xác nhận rằng tại hiện trường thực tế có một điều kiện khác với thiết kế hoặc một khối lượng nhất định đã được thực hiện. Nhưng việc xác nhận đó không đồng nghĩa với việc tư vấn giám sát có thẩm quyền quyết định chủ đầu tư phải thanh toán khoản chi phí phát sinh.

Do đó, hồ sơ của tư vấn giám sát nên tập trung vào các nội dung thuộc phạm vi chuyên môn: hiện trạng thực tế; sự phù hợp của công việc với yêu cầu kỹ thuật; nguyên nhân kỹ thuật của phát sinh; khối lượng thực tế; chất lượng công việc; ảnh hưởng đến tiến độ và đề xuất xử lý.

Đối với các phát sinh có nguy cơ làm thay đổi thiết kế hoặc chi phí, tư vấn giám sát nên kiến nghị chủ đầu tư lấy ý kiến của tư vấn thiết kế và các đơn vị có chuyên môn liên quan trước khi cho phép thực hiện công việc ngoài phạm vi đã được phê duyệt.

Một nguyên tắc rất quan trọng là: tư vấn giám sát không nên tự mình "cho phép phát sinh" nếu không có thẩm quyền được giao trong hợp đồng và quy định pháp luật.

6. Vai trò của tư vấn thiết kế: Phải xác định rõ nguyên nhân kỹ thuật

Khi phát sinh xuất phát từ điều kiện thực tế khác với thiết kế, thiếu sót trong hồ sơ thiết kế hoặc cần thay đổi giải pháp kỹ thuật, tư vấn thiết kế phải có ý kiến chuyên môn.

Văn bản của tư vấn thiết kế cần làm rõ: thiết kế ban đầu được lập trên cơ sở nào; điều kiện thực tế khác biệt ra sao; giải pháp ban đầu có còn phù hợp không; giải pháp điều chỉnh là gì; lý do phải điều chỉnh; ảnh hưởng của việc điều chỉnh đến chất lượng, an toàn, công năng và tuổi thọ công trình; ảnh hưởng đến khối lượng và chi phí.

Nếu phát sinh do hồ sơ thiết kế có sai sót hoặc thiếu sót, cần xác định rõ trách nhiệm của đơn vị thiết kế theo hợp đồng tư vấn và pháp luật có liên quan. Nếu phát sinh do điều kiện thực tế khách quan không thể dự liệu hợp lý tại thời điểm khảo sát, hồ sơ cũng cần thể hiện rõ căn cứ chứng minh.

Đây là cơ sở để chủ đầu tư phân biệt giữa phát sinh do nguyên nhân khách quan và phát sinh do lỗi của tư vấn.

7. Phát sinh khối lượng: Phải phân biệt "tăng khối lượng" và "công việc mới"

Đây là một trong những vấn đề thường gây nhầm lẫn nhất.

Nếu một công việc đã có trong hợp đồng nhưng khối lượng thực tế tăng hoặc giảm, cần xác định cơ chế xử lý theo loại hợp đồng và các điều khoản đã ký.

Nếu xuất hiện một công việc hoàn toàn mới, không có trong phạm vi công việc của hợp đồng, cần kiểm tra thêm quy định về hợp đồng, pháp luật đấu thầu và thẩm quyền bổ sung công việc.

Vì vậy, khi lập hồ sơ phát sinh, nên lập một bảng đối chiếu gồm tối thiểu các cột: mã công việc; nội dung công việc; khối lượng hợp đồng; khối lượng thực tế; khối lượng tăng/giảm; đơn giá hợp đồng; đơn giá đề xuất; thành tiền; căn cứ kỹ thuật; nguyên nhân phát sinh; căn cứ pháp lý và đề xuất xử lý.

Cách làm này giúp chủ đầu tư, tư vấn và nhà thầu cùng nhìn thấy một cách thống nhất phạm vi phát sinh và hạn chế tranh chấp sau này.

8. Hợp đồng trọn gói không có nghĩa là "mọi phát sinh đều do nhà thầu chịu"

Đây là một quan niệm cần được xem xét rất thận trọng.

Khi ký hợp đồng trọn gói, các bên phải xác định rõ phạm vi công việc, điều kiện hợp đồng và các rủi ro mà nhà thầu đã tính toán trong giá hợp đồng. Tuy nhiên, khi xuất hiện một công việc thực sự nằm ngoài phạm vi công việc đã thỏa thuận hoặc xảy ra một sự kiện thuộc trường hợp được pháp luật và hợp đồng cho phép điều chỉnh, việc xử lý phải được xem xét theo đúng căn cứ tương ứng.

Ngược lại, cũng không nên hiểu rằng cứ phát sinh khối lượng thực tế là nhà thầu đương nhiên được tăng giá hợp đồng.

Đối với hợp đồng trọn gói, câu hỏi quan trọng nhất cần đặt ra là: công việc phát sinh có thực sự nằm ngoài phạm vi nghĩa vụ mà nhà thầu đã nhận thực hiện theo hợp đồng hay chỉ là phần công việc mà nhà thầu phải thực hiện để hoàn thành đúng phạm vi đã cam kết?

Câu trả lời phải dựa trên hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu, điều kiện hợp đồng, phạm vi công việc, thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật và các tài liệu hợp đồng có liên quan.

9. Phát sinh do thay đổi thiết kế: Quy trình xử lý nên đi theo "thiết kế trước – hợp đồng sau"

Khi phát sinh liên quan đến thay đổi thiết kế, chủ đầu tư không nên chỉ tập trung vào việc "tăng giá hợp đồng bao nhiêu", mà cần xử lý theo trình tự kỹ thuật và pháp lý.

Trước hết, phải xác định lý do thay đổi. Sau đó, tư vấn thiết kế lập hồ sơ điều chỉnh hoặc thiết kế bổ sung; tư vấn giám sát đánh giá ảnh hưởng đến thi công; đơn vị quản lý chi phí xác định tác động đến dự toán; chủ đầu tư xem xét thẩm quyền thẩm định, phê duyệt theo quy định.

Sau khi có cơ sở kỹ thuật và tài chính phù hợp, mới xác định việc điều chỉnh hợp đồng.

Nói cách khác, đối với những phát sinh có bản chất là thay đổi thiết kế, trình tự hợp lý thường là:

Phát hiện hiện trạng → xác định nguyên nhân → đề xuất giải pháp kỹ thuật → lập/điều chỉnh thiết kế → xác định khối lượng và chi phí → thẩm định/phê duyệt theo thẩm quyền → điều chỉnh hợp đồng → tổ chức thi công → nghiệm thu → thanh toán.

Không nên đảo ngược quy trình thành "ký phụ lục hợp đồng trước rồi mới hợp thức hóa thiết kế và dự toán".

10. Phát sinh do điều kiện hiện trường khác với hồ sơ khảo sát

Đây là trường hợp thường gặp ở các dự án hạ tầng kỹ thuật, giao thông và điện lực.

Ví dụ, khi đào móng trụ hoặc thi công cáp ngầm phát hiện địa chất khác với hồ sơ khảo sát; hoặc phát hiện công trình ngầm chưa được thể hiện trong hồ sơ.

Trong trường hợp này, cần lập ngay biên bản hiện trường có sự tham gia của các bên liên quan. Nếu cần thiết, phải tổ chức khảo sát bổ sung hoặc kiểm định hiện trạng.

Tư vấn thiết kế phải đánh giá lại giải pháp kỹ thuật. Tư vấn giám sát xác nhận hiện trạng. Nhà thầu cung cấp thông tin về biện pháp thi công và ảnh hưởng đến tiến độ. Chủ đầu tư tổ chức đánh giá tổng thể về chi phí và hợp đồng.

Đặc biệt, không nên chỉ căn cứ vào lời trình bày của nhà thầu để kết luận rằng "điều kiện hiện trường bất lợi" mà phải có tài liệu chứng minh.

Đối với những phát sinh có giá trị lớn, nên lập một hồ sơ xác định nguyên nhân phát sinh độc lập, trong đó trả lời rõ: điều kiện nào đã được dự liệu trong hồ sơ hợp đồng; điều kiện nào không được dự liệu; mức độ khác biệt; tại sao nhà thầu không thể biết trước; tại sao phải thay đổi giải pháp; chi phí phát sinh thực tế là bao nhiêu.

11. Phát sinh do chậm bàn giao mặt bằng: Cần chứng minh "đường găng" chứ không chỉ chứng minh "có chậm"

Trong trường hợp chủ đầu tư chậm bàn giao mặt bằng, nhà thầu có thể phát sinh chi phí và kéo dài tiến độ. Tuy nhiên, để xem xét trách nhiệm và chi phí, cần chứng minh mối quan hệ nhân quả.

Không phải cứ bàn giao chậm một khu vực là toàn bộ thời gian hợp đồng được tự động gia hạn tương ứng.

Nhà thầu cần chứng minh khu vực đó liên quan đến công việc nào, công việc đó có nằm trên đường găng hay không, có thể chuyển sang thi công khu vực khác hay không và việc chậm mặt bằng thực tế đã làm kéo dài thời gian hoàn thành như thế nào.

Về phía chủ đầu tư và Ban QLDA, cần kiểm tra hồ sơ bàn giao mặt bằng, tiến độ được phê duyệt, tiến độ thực tế, nhật ký thi công và các thông báo của nhà thầu.

Tư vấn giám sát cần xác nhận diễn biến thực tế tại hiện trường.

Nếu có yêu cầu bồi hoàn chi phí do kéo dài thời gian, cần tiếp tục xác định chi phí nào thực sự phát sinh, có hợp lý không và có được chứng minh bằng tài liệu hay không.

Như vậy, hồ sơ xử lý nên thể hiện chuỗi:

Chậm mặt bằng → công việc bị ảnh hưởng → ảnh hưởng đường găng → kéo dài thời gian → phát sinh chi phí → chứng minh chi phí → xác định trách nhiệm.

12. Phát sinh do biến động giá: Phải quay về điều khoản điều chỉnh giá của hợp đồng

Đối với biến động giá, việc đầu tiên không phải là lấy giá thị trường hiện tại trừ giá tại thời điểm ký hợp đồng.

Cần xác định loại hợp đồng và cơ chế giá đã được các bên thỏa thuận.

Tiếp đó cần xác định thời điểm phát sinh biến động, loại vật liệu hoặc yếu tố chi phí bị biến động, phạm vi được điều chỉnh, chỉ số giá hoặc nguồn dữ liệu được sử dụng và công thức điều chỉnh được quy định trong hợp đồng hoặc pháp luật áp dụng.

Đối với chủ đầu tư, cần kiểm tra hồ sơ đề nghị điều chỉnh giá của nhà thầu có đầy đủ dữ liệu và căn cứ hay không.

Đối với nhà thầu, cần chứng minh biến động giá thực tế và cách tính.

Đối với tư vấn quản lý chi phí, cần kiểm tra phương pháp tính, nguồn giá và tính hợp lý của kết quả.

Đối với Ban QLDA, cần kiểm soát sự thống nhất giữa hồ sơ điều chỉnh giá, giá trị hợp đồng và nguồn vốn.

Nghị định 206/2026/NĐ-CP và Thông tư 36/2026/TT-BXD là các văn bản mới cần được nghiên cứu khi xác định và quản lý chi phí đầu tư xây dựng từ ngày 01/7/2026.

13. Bất khả kháng và hoàn cảnh thay đổi cơ bản: Phải đánh giá theo bản chất, không chỉ theo tên gọi

Một sự kiện xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng không đương nhiên là bất khả kháng.

Các bên cần đánh giá sự kiện đó có nằm ngoài khả năng kiểm soát hợp lý hay không, có thể dự liệu tại thời điểm ký hợp đồng hay không, có thể khắc phục bằng các biện pháp hợp lý hay không và ảnh hưởng thực tế đến nghĩa vụ hợp đồng như thế nào.

Đối với hoàn cảnh thay đổi cơ bản, cần xem xét mức độ thay đổi so với điều kiện tại thời điểm giao kết hợp đồng và khả năng tiếp tục thực hiện hợp đồng theo các điều kiện ban đầu.

Trong cả hai trường hợp, điều quan trọng là phải thông báo kịp thời, lưu giữ chứng cứ và chủ động thương lượng phương án xử lý.

Đối với các dự án kéo dài nhiều năm, chủ đầu tư và nhà thầu nên quy định càng rõ trong hợp đồng về cơ chế thông báo sự kiện, nghĩa vụ giảm thiểu thiệt hại, cung cấp chứng cứ, xác định chi phí và xử lý tiến độ.

14. Khi nào cần điều chỉnh hợp đồng, khi nào cần điều chỉnh dự án ?

Đây là vấn đề mà chủ đầu tư và Ban QLDA cần đặc biệt lưu ý.

Không phải mọi thay đổi trong hợp đồng đều đồng nghĩa với việc phải điều chỉnh dự án.

Tuy nhiên, nếu phát sinh làm thay đổi các nội dung thuộc quyết định đầu tư, mục tiêu, quy mô, tổng mức đầu tư hoặc các nội dung khác theo quy định pháp luật về quản lý dự án thì phải xem xét thủ tục điều chỉnh dự án trước hoặc đồng thời với việc xử lý hợp đồng theo đúng thẩm quyền.

Do đó, trước khi ký phụ lục hợp đồng có giá trị lớn, Ban QLDA nên lập một Phiếu kiểm soát phát sinh, trong đó có các câu hỏi:

Phát sinh có thay đổi thiết kế không? Có thay đổi dự toán không? Có tăng tổng mức đầu tư không? Có thay đổi quy mô hoặc mục tiêu dự án không? Có ảnh hưởng đến gói thầu không? Có cần điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu không? Có cần xin ý kiến cấp có thẩm quyền không?

Nếu một trong các câu trả lời là "có", cần dừng lại để rà soát thẩm quyền và trình tự trước khi ký phụ lục hợp đồng.

15. Vai trò của Nghị định 210/2026/NĐ-CP trong xử lý phát sinh hợp đồng

Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 210/2026/NĐ-CP là văn bản trực tiếp cần được tra cứu khi xử lý các vấn đề về hợp đồng xây dựng. Văn bản này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xây dựng về hợp đồng xây dựng.

Trong thực tiễn, chủ đầu tư, Ban QLDA và nhà thầu không nên chỉ tra cứu Nghị định 210/2026/NĐ-CP một cách độc lập mà phải đọc đồng thời với hợp đồng đã ký và hồ sơ hợp đồng.

Một nguyên tắc cần lưu ý là: hợp đồng là "bộ hồ sơ pháp lý riêng" của từng gói thầu. Vì vậy, khi xử lý phát sinh phải đọc đồng thời điều kiện chung, điều kiện cụ thể, phạm vi công việc, bảng giá, yêu cầu kỹ thuật, tiến độ, cơ chế thông báo, điều chỉnh giá và cơ chế giải quyết tranh chấp.

16. Nghị định 206/2026/NĐ-CP và Thông tư 36/2026/TT-BXD: Căn cứ quan trọng về chi phí phát sinh

Nếu Nghị định 210/2026/NĐ-CP là căn cứ trọng tâm về hợp đồng, thì Nghị định 206/2026/NĐ-CP và Thông tư 36/2026/TT-BXD cần được sử dụng để xử lý phần chi phí.

Nghị định 206/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 15/6/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, quy định chi tiết về quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Thông tư 36/2026/TT-BXD được ban hành ngày 26/6/2026 và cũng có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, hướng dẫn một số nội dung, phương pháp xác định và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Khi có phát sinh, việc xác định chi phí không nên chỉ dựa trên báo giá của nhà thầu. Cần xác định phương pháp tính, khối lượng, đơn giá, định mức, giá vật liệu, nhân công, máy thi công và các khoản chi phí liên quan theo quy định áp dụng cho dự án và hợp đồng cụ thể.

Đối với công việc mới chưa có đơn giá, cần có cơ sở xác định đơn giá phù hợp. Đối với công việc đã có đơn giá nhưng điều kiện thực hiện thay đổi, cần xem xét sự phù hợp của đơn giá đã ký.

Đây là phần công việc mà tư vấn quản lý chi phí, tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, nhà thầu và Ban QLDA cần phối hợp chặt chẽ.

17. Quy trình thực hành 8 bước để xử lý một phát sinh hợp đồng

Để người thực thi dễ áp dụng, có thể chuẩn hóa quy trình xử lý theo 8 bước.

Bước 1 – Phát hiện và thông báo: Nhà thầu hoặc tư vấn phát hiện phát sinh phải thông báo ngay theo cơ chế của hợp đồng.

Bước 2 – Lập biên bản hiện trường: Tư vấn giám sát chủ trì hoặc phối hợp lập hồ sơ xác nhận hiện trạng.

Bước 3 – Xác định nguyên nhân: Chủ đầu tư, Ban QLDA, tư vấn thiết kế và các bên liên quan xác định nguyên nhân và trách nhiệm.

Bước 4 – Đánh giá kỹ thuật: Tư vấn thiết kế xác định giải pháp xử lý và sự cần thiết của việc thay đổi.

Bước 5 – Xác định khối lượng và chi phí: Nhà thầu lập đề xuất; tư vấn quản lý chi phí hoặc bộ phận chuyên môn kiểm tra.

Bước 6 – Kiểm tra pháp lý và thẩm quyền: Ban QLDA kiểm tra hợp đồng, pháp luật đấu thầu, pháp luật xây dựng, quản lý chi phí và thẩm quyền phê duyệt.

Bước 7 – Phê duyệt và điều chỉnh: Thực hiện thủ tục điều chỉnh thiết kế, dự toán, dự án hoặc hợp đồng nếu thuộc trường hợp phải điều chỉnh.

Bước 8 – Nghiệm thu, thanh toán và quyết toán: Chỉ thực hiện trên cơ sở hồ sơ phát sinh đã được xử lý đúng trình tự.

Có thể tóm tắt quy trình này bằng công thức:

PHÁT SINH → GHI NHẬN → XÁC ĐỊNH NGUYÊN NHÂN → XÁC ĐỊNH TRÁCH NHIỆM → XỬ LÝ KỸ THUẬT → XÁC ĐỊNH CHI PHÍ → KIỂM TRA PHÁP LÝ → PHÊ DUYỆT → ĐIỀU CHỈNH HỢP ĐỒNG → NGHIỆM THU → THANH TOÁN.

18. Phân công trách nhiệm: Ai phải làm gì ?

Để hạn chế việc "đùn đẩy trách nhiệm", ngay từ đầu dự án nên phân công rõ vai trò.

Chủ đầu tư chịu trách nhiệm quyết định hoặc tổ chức quyết định theo thẩm quyền, kiểm soát tổng thể về pháp lý, chi phí, tiến độ và hiệu quả đầu tư.

Ban QLDA là đầu mối quản lý hồ sơ, kiểm soát quy trình, tổng hợp ý kiến chuyên môn, kiểm tra thẩm quyền và tham mưu cho chủ đầu tư.

Nhà thầu chịu trách nhiệm thông báo phát sinh, cung cấp chứng cứ, lập đề xuất kỹ thuật, khối lượng, chi phí và tiến độ bị ảnh hưởng.

Tư vấn giám sát chịu trách nhiệm xác nhận hiện trạng, khối lượng thực tế, chất lượng và diễn biến thi công trong phạm vi nhiệm vụ.

Tư vấn thiết kế chịu trách nhiệm đánh giá nguyên nhân kỹ thuật, giải pháp điều chỉnh thiết kế và ảnh hưởng của thay đổi đến công trình.

Tư vấn quản lý chi phí hoặc bộ phận chuyên môn chịu trách nhiệm kiểm tra cơ sở xác định chi phí, đơn giá, định mức và giá trị đề xuất.

Việc phân công rõ như vậy giúp tránh tình trạng một bên xác nhận "phát sinh" nhưng không ai chịu trách nhiệm xác định "phát sinh đó có đủ điều kiện để được thanh toán hay không".

19. Một số sai sót thường gặp cần tránh

Sai sót thứ nhất là cho phép thi công phát sinh trước, hoàn thiện thủ tục sau. Cách làm này chỉ nên được xem xét trong trường hợp thực sự cần thiết để bảo đảm an toàn, ngăn ngừa sự cố hoặc xử lý tình huống khẩn cấp và phải được ghi nhận, báo cáo, xử lý hồ sơ theo đúng quy định.

Sai sót thứ hai là tư vấn giám sát xác nhận khối lượng rồi mặc nhiên coi đó là cơ sở thanh toán. Xác nhận khối lượng thực tế không thay thế cho căn cứ pháp lý về điều chỉnh hợp đồng.

Sai sót thứ ba là chỉ căn cứ vào giá trị phát sinh mà bỏ qua nguyên nhân phát sinh. Trong nhiều trường hợp, nguyên nhân quyết định trách nhiệm chịu chi phí.

Sai sót thứ tư là không phân biệt thay đổi thiết kế với phát sinh khối lượng. Hai trường hợp này có thể dẫn đến trình tự xử lý hoàn toàn khác nhau.

Sai sót thứ năm là ký phụ lục hợp đồng khi chưa kiểm tra thẩm quyền.

Sai sót thứ sáu là không cập nhật hồ sơ phát sinh vào hồ sơ hoàn công và hồ sơ thanh toán, dẫn đến khó khăn khi quyết toán, kiểm toán hoặc thanh tra.

20. "Bộ hồ sơ phát sinh" nên được chuẩn hóa như thế nào ?

Đối với mỗi phát sinh, Ban QLDA nên xây dựng một mã hồ sơ riêng, ví dụ: PS-01/2026, PS-02/2026.

Mỗi hồ sơ nên có các nhóm tài liệu: văn bản thông báo của nhà thầu; biên bản hiện trường; nhật ký thi công; hình ảnh hiện trạng; ý kiến tư vấn giám sát; ý kiến tư vấn thiết kế; hồ sơ khảo sát bổ sung; bản vẽ điều chỉnh; bảng xác định khối lượng; dự toán phát sinh; ý kiến tư vấn quản lý chi phí; đánh giá của Ban QLDA; văn bản chấp thuận/phê duyệt; phụ lục hợp đồng; hồ sơ nghiệm thu và thanh toán.

Cách quản lý này đặc biệt hữu ích đối với những dự án có hàng chục hoặc hàng trăm phát sinh trong suốt vòng đời thực hiện.

Mỗi phát sinh cần được theo dõi theo trạng thái:

Mới phát hiện → Đang xác minh → Chờ ý kiến thiết kế → Đang xác định chi phí → Chờ phê duyệt → Đã phê duyệt → Đã điều chỉnh hợp đồng → Đã nghiệm thu → Đã thanh toán → Đã quyết toán.

Kết luận: Xử lý phát sinh phải bắt đầu từ "quản trị sự kiện", không phải từ "thanh toán"

Từ ngày 01/7/2026, với sự có hiệu lực của Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn mới, việc quản lý hợp đồng và chi phí xây dựng cần được tiếp cận theo hướng chặt chẽ hơn về căn cứ pháp lý, đồng thời thực tế hơn trong việc quản trị rủi ro và xử lý các tình huống phát sinh.

Đối với chủ đầu tư và Ban QLDA, điều quan trọng nhất là xây dựng một quy trình kiểm soát phát sinh ngay từ đầu dự án. Đối với nhà thầu, cần thông báo sớm và chứng minh đầy đủ. Đối với tư vấn giám sát, cần xác nhận đúng phạm vi trách nhiệm. Đối với tư vấn thiết kế, cần làm rõ nguyên nhân và cơ sở kỹ thuật. Đối với bộ phận quản lý chi phí, cần xác định giá trị phát sinh có căn cứ và có thể kiểm chứng.

Một phát sinh được xử lý tốt không chỉ là phát sinh được "duyệt tiền", mà phải là phát sinh có thể trả lời đầy đủ các câu hỏi:

Phát sinh vì sao? Ai chịu trách nhiệm? Căn cứ pháp lý nào? Căn cứ kỹ thuật nào? Căn cứ chi phí nào? Ai có thẩm quyền quyết định? Đã điều chỉnh hợp đồng chưa? Có đủ điều kiện nghiệm thu, thanh toán và quyết toán chưa?

Đặc biệt, đối với các dự án hạ tầng kỹ thuật, năng lượng và điện lực như trạm biến áp, đường dây, cáp ngầm, việc quản lý phát sinh càng cần được thực hiện ngay từ thời điểm phát hiện sự kiện. Một biên bản hiện trường được lập đúng lúc, một thông báo được gửi đúng thời hạn, một ý kiến thiết kế được xác lập đầy đủ và một hồ sơ chi phí được kiểm chứng chặt chẽ có thể quyết định khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong suốt vòng đời dự án.

Vì vậy, nguyên tắc quan trọng nhất trong quản lý phát sinh hợp đồng xây dựng là: "Phát sinh phải được ghi nhận kịp thời – nguyên nhân phải được xác định rõ – trách nhiệm phải được phân định – cơ sở kỹ thuật phải được chứng minh – chi phí phải được kiểm soát – thẩm quyền phải được xác lập – hợp đồng phải được điều chỉnh đúng trình tự."

Đây không chỉ là yêu cầu để bảo đảm việc thanh toán, quyết toán mà còn là một phần quan trọng của quản trị rủi ro pháp lý, tài chính và tiến độ đối với mỗi dự án xây dựng.

Tác giả bài viết: Admin@lawconnect365.vn